1. Mengidentifikasi dan menilai resiko
Umum
Pada tahap ini dilakukan identifikasi terhadap risiko yang akan dikelola. Identifikasi harus dilakukan terhadap semua risiko, baik yang berada didalam ataupun diluar organisasi.
Apa Yang Dapat Terjadi
Tujuannya adalah untuk menyusun daftar risiko secara komprehensif dari kejadian-kejadian yang dapat berdampak pada setiap elemen kegiatan. Perlu juga dilakukan pencatatan terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi risiko yang ada secara rinci sehingga menggambarkan proses yang terjadi. Pada dasarnya tahap ini memberikan eksplorasi gambaran permasalahan yang sedang dihadapi. Tahap ini nantinya akan memberikan besaran konsekuensi yang dapat terjadi. Konsekuensi merupakan salah satu variabel penting untuk penentuan level risiko nantinya.
Bagaimana Dan Mengapa Itu Terjadi
Pada tahap ini dilakukan penyusunan skenario proses kejadian yang akan menimbulkan risiko berdasarkan informasi gambaran hasil eksplorasi masalah diatas. Skenario menjadi penting untuk memberikan rangkaian ‘cerita’ tentang proses terjadinya sebuah risiko, termasuk faktor-faktor yang adapat diduga menjadi penyebab ataupun mempengaruhi timbulnya risiko. Tahap ini akan memberikan rentang probabilitas yang ada. Sebagaimana konsekuensi, maka probabilitas juga merupakan variabel penting yang akan menentukan level risiko yang ada.
Peralatan Dan Teknik
Pendekatan yang digunakan untuk identifikasi risiko diantaranya, checklist, penilaian berdasarkan pengalaman dan pencatatan, flowcharts, brainstorming, analisis sistem, analisis skenario, dan teknik sistem engineering.
2. Menilai dan mengukur resiko
Umum
Tujuan dari analisis risiko adalah untuk membedakan risiko minor yang dapat diterima dari risiko mayor, dan untuk menyediakan data untuk membantu evaluasi dan penanganan risiko. Analisis risiko termasuk pertimbangan dari sumber risiko, dan konsekuensinya. Faktor yang mempengaruhi konsekuensi dapat teridentifikasi. Risiko dianalisis dengan mempertimbangkan estimasi konsekuensi dan perhitungan terhadap program pengendalian yang selama ini sudah dijalankan.
Analis pendahuluan dapat dibuat untuk mendapatkan gambaran seluruh risiko yang ada. Kemudian disusun urutan risiko yang ada. Risiko-risiko yang kecil untuk sementara diabaikan dulu. Prioritas diberikan kepada risiko-risiko yang cukup signifikan dapat menimbulkan kerugian.
Menetapkan/ Determinasi Pengendalian Yang Sudah Ada
Identifikasi manajemen, sistem teknis dan prosedur-prosedur yang sudah ada untuk pengendalian risiko, kemudian dinilai kelebihan dan kekurangannya. Alat-alat yang digunakan dinilai kesesuainnya. Pendekatan-pendekatan yang dapat dilakukan misalnya, seperti inspeksi dan teknik pengendalian dengan penilaian sendiri/ professional judgement (Control Self-Assessment Techniques/ CST).
Konsekuensi/ Dampak Dan Kemungkinan
Konsekuensi dan probabilitas adalah kombinasi/ gabungan untuk memperlihatkan level risiko. Berbagai metode bisa digunakan untuk menghitung konsekuensi dan probabilitas, diantaranya dengan menggunakan metode statistik.
Metode lain yang juga bisa digunakan jika data terdahulu tidak tersedia, dengan melakukan ekstrapolasi data-data sekunder secara umum dari lembaga-lembaga internasional maupun industri sejenis. Kemudian dibuat estimasi/ perkiraan secara subyektif. Metode ini disebut metode penentuan dengan professional judgement. Hasilnya dapat memberikan gambaran secara umum mengenai level risiko yang ada.
Sumber informasi yang dapat digunakan untuk menghitung konsekuensi diantaranya adalah:
a. Catatan-catatan terdahulu.
b. Pengalaman kejadian yang relevan.
c. Kebiasaan-kebiasaan yang ada di industri dan pengalaman-pengalaman pengendaliannya.
d. Literatur-literatur yang beredar dan relevan.
e. Marketing test dan penelitian pasar.
f. Percobaan-percobaan dan prototipe.
g. Model ekonomi, teknik, maupun model yang lain.
h. Spesialis dan pendapat-pendapat para pakar.
Sedangkan teknik-tekniknya adalah:
a. Wawancara yang terstruktur dengan para pakar yang terkait.
b. Menggunakan berbagai disiplin keilmuan dari para pakar.
c. Evaluasi perorangan dengan menggunakan kuesioner.
d. Menggunakan sarana komputer dan lainnya.
e. Menggunakan pohon kesalahan (fault tree) dan pohon kejadian (event tree).
Tipe Analisis
Analisis risiko akan tergantung informasi risiko dan data yang tersedia. Metode analisis yang digunakan bisa bersifat kualitatif, semi kuantitatif, atau kuantitatif bahkan kombinasi dari ketiganya tergantung dari situasi dan kondisinya.
Urutan kompleksitas serta besarnya biaya analisis (dari kecil hingga besar) adalah: kualitatif, semi kuantitatif, dan kuantitatif. Analisis kualitatif digunakan untuk memberikan gambaran umum tentang level risiko. Setelah itu dapat dilakukan analisis semi kuantitatif ataupun kuantitatif untuk lebih merinci level risiko yang ada.
Penjelasan tentang karakteristik jenis-jenis analisis tersebut dapat dilihat dibawah ini:
Analisis Kualitatif
Analisis kualitatif menggunakan bentuk kata atau skala deskriptif untuk menjelaskan seberapa besar potensi risiko yang akan diukur. Hasilnya misalnya risiko dapat termasuk dalam:
a. Risiko rendah
b. Risiko sedang
c. Risiko tinggi
Catatan: Tabel E1 dan E2 dalam lampiran E menggambarkan contoh bentuk kualitatif yang mudah atau skala deskriptif dari kemungkinan-kemungkinan yang ada. Tabel E3 adalah sebuah contoh dari sebuah matriks yang dibuat berdasarkan prioritas kelas dengan menggambungkan kemungkinan-kemungkinan tersebut. Tabel tersebut perlu ditata kembali sesuai kebutuhan dari organisasi yang individu atau subjek tertentu dari penilaian suatu risiko.
Analisis kualitatif digunakan untuk kegiatan skrining awal pada risiko yang membutuhkan analisis lebih rinci dan lebih mendalam.
Analisis Semi-Kuantitatif
Pada analisis semi kuantitatif, skala kualitatif yang telah disebutkan diatas diberi nilai. Setiap nilai yang diberikan haruslah menggambarkan derajat konsekuensi maupun probabilitas dari risiko yang ada. Misalnya suatu risiko mempunyai tingkat probabilitas sangat mungkin terjadi, kemudian diberi nilai 100. setelah itu dilihat tingkat konsekuensi yang dapat terjadi sangat parah, lalu diberi nilai 50. Maka tingkat risiko adalah 100 x 50 = 5000. Nilai tingkat risiko ini kemudian dikonfirmasikan dengan tabel standar yang ada (misalnya dari ANZS/ Australian New Zealand Standard, No. 96, 1999).
Kehati-hatian harus dilakukan dalam menggunakan analisis semi-kuantitatif, karena nilai yang kita buat belum tentu mencerminkan kondisi obyektif yang ada dari sebuah risiko. Ketepatan perhitungan akan sangat bergantung kepada tingkat pengetahuan tim ahli dalam analisis tersebut terhadap proses terjadinya sebuah risiko. Oleh karena itu kegiatan analisis ini sebaiknya dilakukan oleh sebuah tim yang terdiri dari berbagai disiplin ilmu dan background, tentu saja juga melibatkan manajer ataupun supervisor di bidang operasi.
Analisis Kuantitatif
Analisis dengan metode ini menggunakan nilai numerik. Kualitas dari analisis tergantung pada akurasi dan kelengkapan data yang ada. Konsekuensi dapat dihitung dengan menggunakan metode modeling hasil dari kejadian atau kumpulan kejadian atau dengan mempekirakan kemungkinan dari studi eksperimen atau data sekunder/ data terdahulu.
Probabilitas biasanya dihitung sebagai salah satu atau keduanya (exposure dan probability). Kedua variabel ini (probabilitas dan konsekuensi) kemudian digabung untuk menetapkan tingkat risiko yang ada. Tingkat risiko ini akan berbeda-beda menurut jenis risiko yang ada.
Sensitifitas Analisis
Tingkatan sensitifitas analisis (dimulai dari yang paling sensitif sampai dengan yang kurang sensitif) adalah:
a. Analisis Kuantitatif
b. Analisis Semi-kuantitatif
c. Analisis Kualitatif
3. Menanggapi resiko
Mengambil sikap serbabisa. Risiko dan ketidakpastian tidak terhindarkan dalam kehidupan proyek. Walaupun di satu sisi seorang manajer proyek yang baik harus bersikap optimis dan positif dalam mengerjakan apa yang perlu dilakukan, sangatlah berbahaya untuk mengabaikan ancaman nyata.
Setiap proyek diharapkan pada sederetan risiko, dari yang paling kecil (melebihi anggaran sebesar $100) sampai yang paling besar (menunda pelemparan produk ke pasar sampai enam bulan). Waspadai bahwa menanggapi risiko itu menghabiskan sumberdaya. Sebagai manajer cerdas, Anda harus mengevaluasi ancaman yang dihadapkan pada proyek Anda, tentukan ancaman mana yang paling penting untuk dihadapi, kemudian putuskan tindakan yang perlu diambil.
Terdapat empat cara dasar menangani risiko. Anda dapat menghindari ancaman itu: pilihlah tindakan yang dapat mengurangi paparan pada ancaman. Anda dapat mengalihkan dampak risiko itu: seperti halnya asuransi, Anda tidak menghindari risiko, tetapi sebaliknya membuat diri Anda kebal terhadap konsekuensi terburuk. Anda dapat mengandaikan risiko itu: memegang pengertian bahwa Anda setuju untuk menghadapi konsekuensi terburuk. Anda dapat mencegah atau mengurangi risiko itu: ambillah tindakan untuk menangkal sumber risiko atau setidaknya mengurangi dampaknya.
Sebagaimana kita ketahui, pencegahan sering kali merupakan hal paling murah dan strategi yang paling dapat diandalkan dalam menghadapi risiko-khususnya pada situasi yang berdampak besar. Kapan pun masuk akal, berfokuslah pada ukuran-ukuran yang mencegah atau menghindarkan risiko.
Mengenai risiko sebenarnya berkaitan dengan perencanaan:
Kenali risiko terbesar. Bagian proyek apa saja yang Anda (dan perusahaan) ketahui paling sedikit? Pertimbangkan jangkauan, pengaturan waktu, dan ongkos teknologi, sumberdaya, serta faktor pasar.
Hitung dan analisalah risikonya. Walaupun sulit untuk dilakukan, coba hitung sifat alami risiko itu (misalnya, penjualan yang hilang jika jendela pasar terlewat, penjualan yang lebih rendah jika target ongkos produksi tidak terpenuhi, dan sebagainya). Tentukan kemungkinan dan dampak setiap risiko: kemungkinan dari kejadian tak diinginkan yang benar-benar terjadi, serta pengaruhnya pada proyek.
Definisikan rencana darurat. Kenali tindakan spesifik yang harus diambil jika muncul masalah tertentu. Tentukan pendekatan terbaik untuk menangani risiko yang kemungkinan besar akan muncul dan/atau yang akan berdampak besar pada proyek (dan pelanggan).
“Jika Anda mencoba memimpin suatu proyek tanpa memikirkan risiko dan ketidakpastian,… Anda akan terus menghadapi banyak hal yang akan menyelewengkan Anda ke arah yang tidak direncanakan.”
4. Komunikasi dan konsultasi
Komunikasi dan konsultasi merupakan pertimbangan penting pada setiap langkah atau tahapan dalam proses manejemen risiko. Sangat penting untuk mengembangkan rencana komunikasi, baik kepada kontributor internal maupun eksternal sejak tahapan awal proses manajemen risiko.
Komunikasi dan konsultasi termasuk didalamnya dialog dua arah diantara pihak yang berperan didalam proses manajemen risiko dengan fokus terhadap perkembangan kegiatan.
Komunikasi internal dan eksternal yang efektif penting untuk meyakinkan pihak manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan.
Persepsi risiko dapat bervariasi karena adanya perbedaan dalam asumsi dan konsep, isu-isu, dan fokus perhatian kontributor dalam hal hubungan risiko dan isu yang dibicarakan. Kontributor membuat keputusan tentang risiko yang dapat diterima berdasarkan pada persepsi mereka terhadap risiko. Karena kontributor sangat berpengaruh pada pengambilan keputusan maka sangat penting bagaimana persepsi mereka tentang risiko sama halnya dengan persepsi keuntungan-keuntungan yang bisa didapat dengan pelaksanaan manajemen risiko.
5. Memantau resiko dan mengkaji manajemen resiko
Pemantauan selama pengendalian risiko berlangsung perlu dilakukan untuk mengetahui perubahan-perubahan yang bisa terjadi. Perubahan-perubahan tersebut kemudian perlu ditelaah ulang untuk selanjutnya dilakukan perbaikan-perbaikan. Pada prinsipnya pemantauan dan telaah ulang perlu untuk dilakukan untuk menjamin terlaksananya seluruh proses manajemen risiko dengan optimal.
6. Mengintegrasikan hasil dan manajemen resiko ke dalam praktek semua level
Manajemen risiko dapat diterapkan di setiap level di organisasi. Manajemen risiko dapat diterapkan di level strategis dan level operasional. Manajemen risiko juga dapat diterapkan pada proyek yang spesifik, untuk membantu proses pengambilan keputusan ataupun untuk pengelolaan daerah dengan risiko yang spesifik.
Referensi:
http://staff.ui.ac.id/internal/132096019/material/Sesi3ManajemenRisikoK3.doc
http://www.keuanganlsm.com/article/bagaimana-bersikap-objektif-menghadapi-risiko-dalam-proyek/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar