5 November 2013

Order Letter

An “Order” is an expense for the person placing the order and an income for the one getting it. But this is not all. The company that bags the order has to fulfill lot of commitments to ensure that it has a satisfied customer, which can be an individual or another company. Timely delivery of the order, quality of delivery and after sale service – are all part and parcel of getting an order.
An Order Letter is the one that is written by the person/company placing the request of purchase from another company. This letter comes into action only when a detailed study of the desired product has been done in the market and based on promised service, quality and price of the product, a decision for a purchase has been made.
An Order Letter should be drafted very carefully as it needs to pen down all the terms and conditions of the purchase for the benefit of both involved parties. It should have details such as product specifications, quantities, price agreed upon, delivery date, late delivery clauses, etc. It should be addressed to the person responsible for the execution of the order with a copy to the head of department. Since it is totally an official letter it should be typed.

DOS AND DON’T’S OF ORDER LETTER
  • An Order Letter should be addressed to the person responsible for executing the order
  • It should include all the terms and conditions agreed upon by both involved parties
  • Since it is purely an official letter it should be typed out
  • There is no need to use too many adjectives in the letter since it is purely for an order being placed
  • The letter should have all relevant details related to the order, for example, quantity, price and other terms and conditions
Example:


Mancini Kitchen Equipment

Troy D. Mancini

4220 Straford Park
Harold, KY 41635
 
Dear Mr. Mancini,
We would like to purchase twenty two (22) individual stand mixers (Model #43423), all in the color red.
 We would like you to charge this purchase to the preexisting account that we have with you, business account #543234.
We hope to receive this order no later than Friday, November 11th, 2009. Attached to this letter please find our preferred shipping method and receiving address.
Please confirm that you received this order by calling us at 232-231-4563 anytime during business hours, Monday to Friday.

Thank you for your cooperation

Keller Kitchen Co.


References:

Inquiry Letter

Inquiry Letter is a letter written to request information and/or ascertain its authenticity. A letter of inquiry deals with various matters like job vacancies, funding, grants, scholarships, projects, sales, pre-proposals and others. The term is common in various business setups as it implies fund request or pre-proposal information. Owing to this usage, the term may be considered exclusive to these setups alone. But that is not the case, to this effect the below definition offers a justified meaning.

Inquiry Letter Definition
A document requesting information sent on behalf of an individual or an organisation for their own respective purposes, which can be mutually beneficial to the recipient and the sender.
The term ‘Inquiry’ is same as ‘Enquiry’. The former is more commonly used in U.S. and the latter one is more common in U.K. There are some other terms which represent the letters; these are Letter of Intent, Letter of Interest, Query letter, Prospecting Letter,Pre-proposal Letter and Concept Paper. The term ‘Cover Letter’, ‘Business Letter’, ‘Request Letter’ and ‘Sales Letter’ is also applied to an inquiry letter especially when the objective is same as that of letter for inquiry.
A letter of inquiry serves to facilitate business operations and satisfaction of the sender. Inquiry letters remove any misunderstanding and are time savers, especially when two parties want to reach an understanding. The communication towards this effect resolves the issue without any delay. With relation to it being a ‘Pre-proposal letter’, the inquiry letter is also termed as a ‘Condensed Version of a Proposal’. It is the outcome of the purpose of the letter which highlights the points of a proposal instead of a full-fledged proposal.
On an individual’s basis, these letters are sent to companies that are willing to hire but haven't advertised job openings. It can also be a letter addressed to editor in-charge of a publication proposing certain literary work. It can be a letter from a student who is vying for a seat in a college or a business that provides an internship. So, the objective of an enquiry letter is same but its projections and audiences are different. Same goes for its method of delivery, it can be sent via paper mail or electronic mail.



Example:

Inquiry Letter for Possible Job Openings


Beyonce Jackson
Viale Europa 22
00144 Roma RM
Italy
90896879
jacksob@mail.com

December 20th, 2012


Carla Truman
Human Resource Secretary
Conservation Italia
Ufficio Roma Trullo
Casella Postale 1234
00149 ROMA RM
Italy

Dear Ms. Truman,
Earth provides enough to satisfy every man's needs, but not every man's greed. Wise words from a wise man - Mahatma Gandhi. These are not just words; these are instructions to lead a life in the wisest manner. I believe in it and I follow it ardently. Myself - Beyonce Jackson and for the past 5 years, I have worked for ‘Caracal Foundation’ in India as Chief Conservator. My contract with the foundation is about to end in about 4 months. I love animals and try every bit for their welfare. That is the reason why I chose to become a Conservator.
Wildlife has always been my passion since childhood and I would photograph them and read about them all through my school and college days. In fact, I was nicknamed ‘Wild Jackson’ for my achievements in bird watching competitions, drawing, painting and anything concerned with wildlife. I would often cerate wildlife posters and banners whenever required. I only read wildlife books in the library.
At the college level I started photographing the local wildlife and was positioned 3rd in the Wildlife Yearly Competition. I even attended the ‘Conservation Week’ organised by the local SPCA (Society for Protection against Cruelty towards Animals. My article on Lake Orta was also published and appreciated in the monthly ‘Wildlife’ magazine.
I am well aware that you have not offered any jobs or advertised for the same but it is my strong feeling that I will get an opportunity in your foundation sooner or later. And whenever that happens please do contact me. I am sure I will live up to your expectations.
I have attached all the relevant documents for your consideration, please go through them. I am not boasting but I am merely making you aware of my apt suitability for the job.

Thanking You.

Sincerely,

Beyonce Jackson
Chief Conservator
Caracal Foundation

Encl. – Resume -1
           Copy of Reference Letter - 1
           Copy of Certificates - 10
           Copy of Honours - 8



References:

http://letters.targetstudy.com/inquiry-letter/

http://letters.targetstudy.com/inquiry-letter-for-possible-job-openings.html

28 September 2013

Sample Resume/CV

Thomas Crown

Objective        Seeking an International Sales Management position in Information Technology where my extensive sales experience will be used to the full

Experience     2003-present               Intelel Inc.                   London, UK
National Sales Manager
  • Increased sales from £60 million to £100 million.
  • Implemented Internet sales grossing £25 million.
  • Doubled sales per representative from £5 to £10 million.
2001-2003                   Teletrona Systems       Edinburgh, UK
Northern Sales Manager
  • Increased regional sales from £95m to £200m.
  • Suggested new services adding £35m to revenue.
  • Expanded sales team from 30 to 60 representatives.
1999-2000                   ESS Holdings             Cambridge, UK
Senior Sales Representative
  • Increased sales by 300% annually.
  • Closed deals with 100 major new accounts.
  • Won over 25 competitor clients - adding £50 million to revenue.
1996-99                       ESS Holdings             Cambridge, UK
Sales Representative
  • Increased sales by 300% annually.
  • Awarded company's top sales award each year.
  • Developed 'Winning Presentations' training course. 
Education       1992-96                       London University      London, UK
  • BA, Business Administration & Information Systems
  • Captain of University Rugby Club
1988-92                       St Andrew's School    Plymouth, UK
  • 4 GCE 'A' Levels
  • President of school's Drama Society
Interests          St Andrew's Board of Governors, rugby, drama, chess

17 King's Terrace, Richmond, Surrey, UK
Tel: +44 181 123 456 Email: tc@repu.co.un
 

8 Juli 2013

Laporan Workshop "Building Mail Server Using Qmail"


Laporan ini dibuat setelah saya mengikuti  kegiatan Workshop mengenai “ Building Mail Server Using Qmail “, dimana Pengertian qmail itu sendiri adalah pembuatan jaringan email berbasis Lokal, sedangkan kata Building Mail Server Using Qmail itu sendiri merupakan konfigurasi mail transfer yang berbasis linux dalam area gedung menggunakan fitur yang bernama qmail.
Qmail mendukung penggunaan mail seperti :
1.      .Format maildir, untuk menyimpan message.
2.      Quick Mail Trasport Protocol (QMTP) merupakan protokol transmisi email yang memiliki fitur lebih secure dibandingkan smtp.
3.      Quick Mail Queueing Protocol merupakan protokol yang dibuat untuk proses queue email diantara beberapa host.
4 alasan memilih qmail :
1.      Security
Security bukan saja tujuan, namun sudah kebutuhan wajib yang harus dipenuhi, Mail Delivery merupakan hal yang “critical” bagi user, yang tidak bisa di disable, jadi harus benar benar aman.
2.      Reliable
Qmail akan memberikan garansi setiap message yang masuk, setelah email masuk ke system itu artinya email tidak akan hilang, karena qmail support maildir, super reliable user mailbox format Maildir, tidak akan rusak jika system mengalami crash selama proses pengiriman.
3.      Effisien
Dibawah Pentium saja, qmail server mampu mengandle 200000 local message per hari dan itu terpisah dari email yg ditolah dan terkirim ke mailbox, secara bersamaan qmail mampu mengirim sampai dengan 20 email defaultnya.
4.      Simple
Sangat simple dibandingkan dengan MTA internet mail lainnya.

PIDATO GLOBAL WARMING / PEMANASAN GLOBAL


Assalamualaikum wr.wb
Saya akan mengangkat masalah tentang global warming yang sedang melanda bumikita tercinta ini, hari-hari yang dilalui dirasa sangat panas. Ini dikarenakan oleh perbuatan manusia itu sendiri, illegal loging, polusi yang terus menerus mencemari udara bersih yang selama ini kita hirup,musim hujan dan musim panas sudah tidak teratur lagi, mungkin karena bumi kita ini memang sudah tua.Banyak orang-orang menyerukan untuk mengurangi polusi tapi ini dimulai dari kesadaran kita sendiri juga, ada yang sudah membuat terobosan dengan mencat atap rumah menjadi putih, melakukan penghijauan, dan masih banyak lagi. Para illegal loging yang sampai sekarang belum sadar akan perbuatan mereka yang memberikan dampak yang sangat besar bagi anak-anaknya dimasa mendatang, dimanasungai-sungai tidak lagi sejernih yang sekarang,dan tercemar oleh limbah yangmematikan,banjir terjadi dimana-mana,dan mungkin akan lebih suram lagi daripada yang saya sebutkan tersebut, tapi mereka masih pada belum sadar juga akan perbuatan mereka dimasa kini akan berdampak meskipun baru terasa berpuluh-puluh tahun kedepan. Oleh karena itu kita harus berusaha sedini mungkin untuk meminimalkan dampak dari global warming tersebut, dimulai dari menanam pohon, dan ingat, semua yang kita lakukan walaupun kecil itu sangat berarti bagi bumi kita tercinta ini. Jadi buat teman-teman yang masih suka membuang sampah sembarangan,usahakan membuang pada tempatnya,jangan Cuma disembaran tempat,ini juga demi kebaikan anak-anak kita dimasa depan, jadi peduli lah pada bumi kita yang telah diami ini..Terima kasih,
Wassalamualaikum wr.wb.

27 Maret 2013

Catatan Kaki (Footnote)


Catatan kaki adalah keterangan-keterangan atas teks/naskah/tulisan yang ditempatkan pada kaki halaman tulisan yang bersangkutan (Keraf, 2004: 218)


Macam catatan kaki:

  • Sumber referensi
  • Catatan penjelas
  • Gabungan sumber referensi dan penjelas

Tujuan Catatan Kaki


  • Pembuktian => menunjukkan tempat/sumber bahwa yang disebutkan pada tulisan telah dibuktikan orang lain.
  • Memberi apresiasi => penghargaan, rasa terima kasih pada orang yang telah dikutipnya
  • Menyampaikan keterangan tambahan => memperkuat uraian di lura persoalan dalam teks, biasanya berupa: inti cerita, informasi tambahan, pandangan lain, komentar, penjelasan tidak penting, dan sebagainya.
  • Merujuk bagian lain dalam tulisan => referensi melihat bagian lain dalam tulisannya, biasanya dengan singkatan-singkatan tertentu


Prinsip Catatan Kaki

  1. Penggunakan nomor urut penunjukkan yang sama, baik dalam teks maupun dalam catatan kaki, dituliskan ½ spasi ke atas
  2. Nomor urut penunjukkan berlaku untuk seluruh tulisan, tidak per halaman
  3. Ikuti aturan teknis pembuatan catatan kaki yang berlaku

Teknik Pembuatan Catatan Kaki

  • Harus disediakan ruang secukupnya di bagian bawah halaman tulisan
  • Beri garis di bagian bawah baris terakhir dari teks di tiap halaman
  • Beri nomor penunjukkan di bawah garis dgn jarak cukup dan menjorok ke dalam 5-7 ketukan 
  • Catatan kaki baris pertama dituliskan setelah nomor penunjukkan
  • Jika lebih dari 1 baris, dituliskan dari tepi margin, tanpa ikuti penjorokkan baris pertama 
  • Jarak spasi dalam catatan kaki 1 spasi, antarcatatan kaki 2 spasi kalau ada dalam halaman yang sama

Unsur dalam Catatan Kaki Sumber Referensi

  • Pengarang
  • Judul
  • Data publikasi
  • Nomor halaman
Contohnya:
¹Lightstone Caroll, Configuration on the Art, New York: Harper Lid., 2000, Jilid I, hlm 32.

Singkatan dalam Catatan Kaki

  • ibid.
  • op. cit.
  • loc. cit.
  • Singkatan lain à supra, infra, c. atau ca., ms., et.seq. dan sebagainya

Ibid.

  • Singkatan dari kata ibidem (bahasa Latin) yang artinya ‘pada tempat yang sama’
  • Digunakan jika pengutip mengambil kutipan dari sumber yang sama yang telah ada di bagian terdahulu tanpa diselingi sumber lain.
  • Jika yang dikutip halamannya masih sama seperti kutipan sebelumnya, cukup kata ibid.
  • Jika yang dikutip sudah berbeda halaman, maka kata ibid. diikuti halaman …
  • Kata ibid. biasanya dituliskan dengan huruf miring atau digarisbawahi


Op. Cit.

  • Singkatan dari Opere Citato (bahasa Latin) yang artinya ‘pada karya yang telah dikutip’
  • Digunakan jika menunjuk sumber yang telah disebutkan sebelumnya, tetapi telah diselingi sumber lain
  • Halaman yang dikutip BERBEDA
  • Penulisannya: nama pengarang, op.cit., nomor halaman
  • Jika satu pengarang ada beberapa buku rujukan yang dipakai, setelah nama harus diikuti judul bukunya

Loc. Cit.

  • Singkatan dari Loco Citato (bahasa Latin) yang artinya ‘pada tempat yang telah dikutip’
  • Digunakan jika menunjuk sumber yang telah disebutkan sebelumnya, tetapi telah diselingi sumber lain
  • Halaman yang dikutip SAMA
  • Penulisannya: nama pengarang, loc.cit., nomor halaman
  • Jika satu pengarang ada beberapa buku rujukan yang dipakai, setelah nama harus diikuti judul bukunya

Beberapa Contoh

¹ Raihan Batubara, Pemimpin yang Demokratis, Jakarta: Diona, 2005, hlm. 55.
² Ibid.
³ Ibid. hlm. 63
4 Bahar Nasution, Jiwa Nasionalis Sejati, Yogyakarta: Viro Bolio, 2004, hlm. 34
5 Batubara, loc. cit.
6 Batubara, op. cit. hlm 90

Singkatan lainnya

  • Supra => di atas, sudah terdapat lebih dulu pada teks yang sama
  • Infra => di bawah, lihat artikel/tulisan yang sama di bawah
  • c. atau ca. => singkatan circa yang artinya kira-kira/sekitar untuk tahun yang meragukan
  • Cap atau chap à singkatan caput (Latin) atau chapter (Ing.) yang berarti bab
  • Et.seq => singkatan et sequens artinya halaman-halaman berikutnya
  • Passim => tersebar sana-sini, kompilasi
  • C.f. atau conf. => bandingkan dengan

20 Maret 2013

Kutipan


Kutipan adalah pinjaman pendapat dari seorang pengarang atau seseorang, baik berupa tulisan dalam buku, majalah, surat kabar, atau bentuk tulisan lainnya, maupun dalam bentuk lisan.

Tujuan: pengokohan argumentasi dalam sebuah karangan.

Fungsi:
·         Landasan teori.
·         Penguat pendapat penulis.
·         Penjelasan suatu uraian.
·         Bahan bukti untuk menunjang pendapat itu.

Hal yang perlu diperhatikan dalam mengutip:
1.      Penulis mempertimbangkan bahwa kutipan itu perlu.
2.      Penulis bertanggung jawab penuh terhadap ketepatan dan ketelitian kutipan.
3.      Kutipan dapat terkait dengan penemuan teori.
4.      Jangan terlalu banyak mempergunakan kutipan langsung.
5.      Penulis mempertimbangkan jenis kutipan, kutipan langsung atau kutipan tak langsung.
6.      Teknik penulisan kutipan dan kaitannya dengan sumber rujukan.

Prinsip Mengutip
a.      Pengutip tidak boleh mengadakan perubahan, baik kata-katanya maupun tekniknya. Bila penulis terpaksa mengadakan perbaikan, penulis harus memberi keterangan.
            Contoh:
‘Tugas bank antara lain adalah memberi pinjam uang.’
            Pengutip tahu bahwa dalam kalimat itu ada kata yang salah, namun pengutip tidak boleh memperbaikinya.
            Cara memperbaikinya:
            1) ‘Tugas bank antara lain memberi pinjam [seharusnya, pinjaman, penulis] uang.’
            2) ‘Tugas bank antara lain memberi pinjam [Sic!] uang.’
                 [Sic!] artinya dikutip sesuai dengan aslinya.
b.      Menghilangkan bagian kutipan
Diperkenankan menghilangkan bagian kutipan dengan syarat bahwa penghilangan bagian itu tidak menyebabkan perubahan makna.
            Cara:
1.      Menghilangkan bagian kutipan yang kurang dari satu alinea. Bagian yang dihilangkan diganti dengan titik berspasi.
2.      Menghilangkan bagian kutipan yang lebih dari satu alinea. Bagian yang dihilangkan diganti dengan titik berspasi sepanjang garis (dari margin kiri sampai ke margin kanan).

Jenis Kutipan
  1. Kutipan langsung adalah pinjaman pendapat dengan mengambil secara lengkap kata demi kata, kalimat demi kalimat dari sumber teks asli.
  2. Kutipan tak langsung adalah pinjaman pendapat dengan mengambil inti sarinya saja.
  3. Kutipan pada catatan kaki.
  4. Kutipan atas ucapan lisan.
  5. Kutipan dalam kutipan .
  6. Kutipan langsung pada materi.

Cara Mengutip
a.      Kutipan Langsung,
1.      Yang tidak lebih dari empat baris:
a.      Kutipan diintegrasikan dengan teks.
b.      Jarak antar baris kutipan dua spasi.
c.       Kutipan diapit dengan tanda kutip.
d.      Sesudah kutipan selesai, langsung di belakang yang dikutip dalam tanda kurung ditulis sumber dari mana kutipan itu diambil, dengan menulis nama singkat atau nama keluarga pengarang, tahun terbit, dan nomor halaman tempat kutipan itu diambil.
2.      Yang lebih dari empat baris:
a.      kutipan dipisahkan dari teks sejarak tiga spasi.
b.      Jarak antar baris kutipan satu spasi.
c.       Kutipan dimasukkan 5-7 ketukan, sesuai dengan alinea teks pengarang atau pengutip. Bila kutipan dimulai dengan alinea baru, maka baris pertama kutipan dimasukkan lagi 5-7 ketukan.
d.      Kutipan diapit oleh tanda kutip atau tidak diapit tanda kutip.
e.      Di belakang kutipan diberi sumber kutipan (seperti pada 1).
b.      Kutipan tak langsung
1.      Kutipan diintegrasikan dengan teks.
2.      Jarak antar baris kutipan spasi rangkap.
3.      Kutipan tidak diapit tanda kutip.
4.      Sesudah selesai diberi sumber kutipan.
c.       Kutipan pada catatan kaki
Kutipan selalu ditempatkan pada spasi rapat, meskipun kutipan itu singkat saja. Kutipan diberi tanda kutip, dikutip seperti dalam teks asli.
  1. Kutipan atas ucapan lisan
Harus dilegalisir dulu oleh pembicara atau sekretarisnya (bila pembicara seorang pejabat). Dapat dimasukkan ke dalam teks sebagai kutipan langsung atau tidak langsung.
e.      Kutipan dalam kutipan
            Kadang-kadang terjadi bahwa dalam kutipan terdapat kutipan. Dapat dilakukan dengan dua cara:
1.      Bila kutipan asli tidak memakai tanda kutip, kutipan dalam kutipan dapat mempergunakan tanda kutip tunggal atau tanda kutip ganda.
2.      Bila kutipan asli memakai tanda kutip tunggal, kutipan dalam kutipan memakai tanda kutip ganda. Sebaliknya bila kutipan asli memakai tanda kutip ganda, kutipan dalam kutipan memakai tanda kutip tunggal.
f.        Kutipan langsung pada materi
Kutipan langsung dimulai dengan materi kutipan hingga penghentian terdekat (dapat berupa koma, titik koma, atau titik) disusul dengan sisipan penjelas siapa yang berbicara.
Contoh:
“Jelas,” kata Prof. Haryati, “kosa kata bahasa Indonesia banyak mengambil dari kosa kata bahasa Sansekerta.”

Catatan: Kutipan yang panjang sebaiknya dimasukkan dalam lampiran.


Contoh-contoh Kutipan:

Kutipan Langsung
1.      “Dan di antara manusia ada yang mengorbankan dirinya untuk meraih ridha Allah SWT. Dan adalah Allah Maha Penyantun terhadap hamba hamba-Nya”. (Al-Baqarah:207).
2.      “Ada informasi pesan singkat yang menyesatkan. Kami akan selediki terus karena sumbernya sudah ada,” kata Kepala Bidang (KABID) HUMAS Polda Metro Jaya, Komisaris Besar Boy Rafli Amar, di Jakarta, sabtu (6/3).
3.      Kesimpulan dari penelitian tersebut adalah “terdapat kecenderungan semakin banyak ’campur tangan’ pimpinan perusahaan samakin rendah tingkat partisipasi karyawan di daerah perkotaan” (Soebroto, 1990:23).
4.      Gerak manipulatif adalah keterampilan yang memerlukan koordinasi antara mata , tangan, atau bagian tubuh lain . . . yang termasuk gerak manipuatif antara lain adalah menangkap bola, menendang bola, dan menggambar” (Asim, 1995:315).
5.      Argumentasi adalah suatu bentuk retorika yang berusaha untuk mempengaruhi sikap dan pendapat orang lain, agar mereka itu percaya dan akhirnya bertindak sesuai dengan apa yang diinginkan oleh penulis atau pembicara (Keraf, 1983: 3)

Kutipan Tidak Langsung
1.      Alqur’an memerintahkan umat islam agar menggunakan akalnya dalam mengamati hakikat alam semesta. Perintah semacam itu di antaranya termaktub dalam surrah arrum [30] ayat 22.
2.      Dalam karangannya, lembaga tersebut kembali memperjelas bahwa panggalian tersebut hanya beberapa puluh meter dari masjid Al-Aqsha, dan semakin hari penggaliannya akan semakin di tingkatkan hingga mencapai kedalaman 10 meter, sampai ke area masjid Al-Aqsha (Eramuslim.com,16/3/2010).
3.      Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) memastikan tidak ada intervensi dalam pengusutan kasus Bank Century yang diduga terindikasi pelanggaran tindak pidana korupsi (Republika, Ahad 7 Maret 2010 halaman 1 ).
4.      Seperti dikatakan oleh Gorys Keraf (1983:3) bahwa argumentasi pada dasarnya tulisan yang bertujuan mempengaruhi keyakinan pembaca agar yakin akan pendapat penulis bahkan mau melakukan apa yang dikatakan penulis.
5.      Argumentasi pada dasarnya tulisan yang bertujuan mempengaruhi keyakinan pembaca agar yakin akan pendapat penulis bahkan mau melakukan apa yang dikatakan penulis (Keraf, 1983:3).